heel wat collega’s zuchten dagelijks dat er geen vergaderzaal vrij is, en toch staat een groot deel van de vergaderzalen vaak leeg. Hoe dat komt? Vergaderzalen worden geboekt, maar niet altijd ook effectief gebruikt. Vanaf 1 september lossen we dat probleem op met een simpele vraag: heb je de vergaderzaal echt nodig, bevestig dan je aanwezigheid.
Meetings, meetings, meetings. En dan zijn ook nog eens alle vergaderzalen bezet. Tot je rondloopt op kantoor en merkt dat er toch heel wat meetingruimtes vrij zijn. Liefst 35 % van de meetingrooms is geboekt, maar wordt niet gebruikt, zo stelden metingen de voorbije maanden vast.
Plan A: Bevestig je aanwezigheid via het scherm in de vergaderruimte
Om het probleem van de ghostmeetings aan te pakken, introduceren we vanaf 1 september Comeen, een handige tool die ervoor zorgt dat enkel de vergaderruimtes die effectief gebruikt worden, bezet blijven. Het systeem wordt eerst getest in België en na een evaluatie wordt het binnen 2 maanden ook in Nederland toegepast.
Maar wat houdt dit nu concreet in? Wel, dat is heel simpel. Vanaf 1 september stellen we de eenvoudige vraag om even je aanwezigheid te bevestigen. Aangezien er bij meer dan 80% van de meetings iemand online deelneemt, zal het systeem automatisch inchecken wanneer je de call start via het Google Meet-scherm in de vergaderzaal. Je hoeft dus gewoon in te bellen!
Tip: doe dit ook als niemand online aansluit. Start even de call op, en sluit hem gewoon weer af.
Let op: heb je een kwartier na het begin van de meeting nog niet ingecheckt via het scherm in de vergaderruimte? Dan komt de vergaderruimte automatisch vrij.
Plan B: Comeen via Google Chat
Vergeet je soms live in te checken? Geen paniek, je ontvangt ook steeds een melding van Comeen Workplace via Google Chat.
Als organisator krijg je een half uur vóór de start van de vergadering een melding in de Google Chat-chatbot. Hier kan je aangeven of de ruimte behouden moet blijven of mag vrijgegeven worden. Melding gemist? Geen probleem: je ontvangt bij aanvang van de vergadering opnieuw dezelfde vraag. Vergaderzaal niet meer nodig? Via de chat kan je de ruimte vrijgeven. Op die manier hebben collega’s nog de tijd de ruimte te boeken.
Tip: activeer notificaties voor Google Chat. Op die manier ben je zeker dat je geen meldingen mist. Dat kan via deze link.
Wat gebeurt er als je niets doet?
Wordt er niet ingecheckt op het scherm in de vergaderzaal of via de Google Chat-chatbot? Dan wordt de vergaderruimte 15 minuten na de start van de meeting automatisch vrijgegeven voor andere collega’s.
Omdat dit een van de grootste bronnen van ghostmeetings is, worden terugkerende meetings extra in de gaten gehouden. Als je 3 keer je aanwezigheid niet bevestigt in een recurrente meeting, worden alle toekomstige boekingen voor die meeting verwijderd. Zolang je incheckt, kun je blijven gebruikmaken van de vergaderzaal.
Wat als ik als organisator van de meeting afwezig ben?
Dat is geen enkel probleem. Als de deelnemers inchecken op het scherm in de vergaderzaal, wordt de vergaderzaal automatisch ook behouden.
Wat als een deelnemer een extra vergaderzaal toevoegt aan de vergadering?
Als een deelnemer 6 uur voorafgaand aan de vergadering een vergaderzaal toevoegt, dan krijgt die deelnemer de Google Chat-meldingen of blijft de vergaderzaal behouden. Bij minder dan 6 uur voor aanvang zal de organisator van de vergadering de melding krijgen. Dus onthoud: wie de ruimte boekt, die bevestigt ze ook.
Op die manier blijven vergaderruimtes alleen bezet wanneer ze ook effectief gebruikt worden. Handig, toch?
Heb je nog vragen over het gebruik van Comeen? Stuur dan een mailtje naar facilities@dpgmedia.be/nl